Denuncias, conflictos de interés, expedientes de personal, contratos laborales y datos de familiares de tus colaboradores terminan viviendo en el mismo lugar. Por eso el control de acceso no es una casilla de configuración: es parte del diseño.
En casi todos los sistemas, el permiso responde una sola pregunta: si entras o no entras. Eso funciona mientras la información sea homogénea, y deja de funcionar en cuanto la misma pantalla contiene el expediente de un cliente de otra sucursal y el de un colaborador de tu propio equipo.
En Constancia el acceso se resuelve en dos dimensiones independientes. Una dice a qué módulo entra cada persona y qué puede hacer ahí: sin acceso, solo lectura, captura, o captura más administración de la configuración del módulo. La otra dice cuántos registros ve dentro: toda la empresa, su sucursal, su departamento, o únicamente lo que capturó.
Las dos se combinan. Un responsable de recursos humanos de una planta puede capturar en seguridad y salud y ver solo su centro de trabajo, mientras la dirección lee todo sin poder modificar nada.
Hay información que no se puede tratar como el resto, y el sistema lo resuelve en su estructura en vez de confiarlo a una advertencia en un manual.
A diferencia de todos los demás expedientes, los casos del canal no se abren por sucursal ni por departamento. Fuera del nivel de acceso más alto, un caso solo lo ve quien lo creó o quien lo tiene asignado, y las denuncias anónimas recibidas por el portal quedan reservadas hasta que se asignan.
La debida diligencia de empleados vive detrás de un permiso separado del de clientes y proveedores. Quien administra a los proveedores no ve por ello los expedientes del personal, porque son datos personales de gente que no es una contraparte comercial.
Las declaraciones de conflicto de interés capturan datos de familiares del colaborador, que ni siquiera son empleados de la empresa. Tienen su propio permiso, distinto del resto del módulo de integridad y ética, precisamente porque la legislación de protección de datos obliga a acotar quién accede a ellos.
Un contrato puede ser general, confidencial o restringido. El restringido solo es visible para las personas expresamente autorizadas en él, y cada consulta queda registrada. Los contratos laborales nacen restringidos por definición del tipo.
Guardar un documento es fácil. Poder demostrar dos años después que nadie lo cambió es otra cosa.
Cada versión de un documento controlado y de un contrato se sella con una huella SHA-256 en el instante en que se carga.
La plataforma recalcula ese sello sobre el archivo almacenado y lo compara contra el original. Dice si coincide o si el archivo fue alterado, y deja registro de quién ejecutó la verificación y cuándo.
Los archivos no se sirven mediante una dirección directa que se pueda reenviar por correo. Pasan por la plataforma, que verifica el permiso antes de entregarlos y registra el acceso.
Cargas, cambios de versión y descargas quedan con su autor y su fecha. En más de una auditoría, el dato que se pide no es el documento sino quién lo consultó.
Proveedores, contrapartes, denunciantes y trabajadores entran sin credenciales de tu empresa y sin ocupar una licencia.
Cada participante externo llega con su propio acceso, acotado al expediente o al cuestionario que le corresponde. No hay una contraseña compartida circulando.
Un proveedor ve su propio expediente REPSE y nada más. Una contraparte ve los documentos del contrato que decidiste compartirle. Un trabajador ve su cuestionario.
El canal de denuncias y la evaluación de bipedestación están configurados para no identificar a quien responde. Esa es una decisión explícita del instrumento, no un efecto secundario.
Tu dominio, tu logotipo y tus colores. Para quien entra desde fuera, el portal es tuyo.
Los asistentes de inteligencia artificial de la plataforma son opcionales y están apagados hasta que alguien los enciende. Cada función tiene su propio interruptor: se puede usar la IA para analizar contratos y no para hacer triage de denuncias, o al revés.
En todos los casos la IA solo sugiere. Ningún dictamen, plan de acción o clasificación se aplica sin que una persona lo revise y lo acepte.
El reporteador del tablero, que responde preguntas en lenguaje natural sobre los datos de la suite, respeta los permisos de quien pregunta: no puede devolver información que ese usuario no podría ver abriendo el módulo a mano.
El consumo se mide por módulo y por usuario, y puede fijarse un tope mensual, para que el costo no sea una sorpresa a fin de mes.
Los proveedores por los que pasa y en los que reside la plataforma, con nombre y apellido.
Hay puntos que dependen del esquema de servicio que se contrate y que no se resuelven en una página de marketing: se documentan en el contrato. Los revisamos contigo antes de firmar, y conviene que se los preguntes a cualquier proveedor que estés evaluando, no solo a nosotros.
Menos gente que en cualquier otro módulo, y por diseño estructural. A diferencia del resto de los expedientes, los casos del canal de denuncias no se reparten por sucursal ni por departamento: fuera del nivel de acceso más alto, un caso solo es visible para quien lo creó o para quien lo tiene asignado, y las denuncias anónimas recibidas por el portal quedan reservadas hasta que se asignan a alguien.
Con permisos separados para la información que la legislación de protección de datos obliga a acotar. Los expedientes de debida diligencia de empleados tienen un permiso distinto del de clientes y proveedores, y las declaraciones de conflicto de interés, que capturan datos de familiares del colaborador, tienen otro permiso distinto del resto del módulo de integridad y ética. Quien administra proveedores no accede por ello a información de personas.
No. Entran por portales con acceso propio acotado al expediente o cuestionario que les corresponde, sin credenciales de tu empresa y sin ocupar una licencia de la plataforma. Un proveedor ve únicamente su propio expediente; un trabajador, únicamente su cuestionario.
En tránsito, sí: todo el tráfico viaja cifrado con TLS en los dos tramos del camino, del navegador a la capa de seguridad perimetral y de ahí al servidor, validando el certificado de origen. El sitio no acepta conexiones sin cifrar. En reposo, los volúmenes de disco de las máquinas donde se ejecuta la plataforma están cifrados, con el cifrado administrado por el proveedor de infraestructura.
Se toman dos respaldos diarios, que se conservan durante una semana; un respaldo semanal, que se conserva cinco semanas; y un respaldo mensual, que se conserva seis meses. Los respaldos se guardan en almacenamiento de objetos privado, separado del servidor donde corre la aplicación, de modo que un problema en el servidor no arrastre también a las copias.
No. El reporteador de inteligencia artificial del tablero responde sobre los datos de la suite respetando los permisos del usuario que pregunta: no devuelve información que esa persona no podría consultar abriendo el módulo directamente. Además cada función de IA tiene su propio interruptor, solo sugiere sin aplicar nada por su cuenta, y su consumo se mide por módulo y por usuario con un tope mensual configurable.
Llévalas anotadas. Una plataforma de cumplimiento que no las contesta con claridad no es una plataforma de cumplimiento.