Un expediente por declaración
Conflicto de interés, regalo, donativo o patrocinio: cada uno con su folio propio, su categoría y su estado. Lo que se declaró y cómo se resolvió deja de vivir en un correo.
Los cuatro formatos que casi nadie administra en serio
La declaración de conflictos de interés suele existir: se firma una vez al ingresar y se archiva. Los regalos se aprueban por WhatsApp. Los donativos los autoriza quien puede. Y cuando algo sale mal, no hay expediente que revisar.
Conflictos de interés
Regalos
Donativos
Patrocinios
Red flags con peso
Umbrales configurables
Cuatro expedientes distintos, un solo procedimiento
Los cuatro formatos comparten casi toda su estructura, y lo propio de cada uno vive donde debe. Por eso el módulo es consistente sin ser genérico.
Red flags con peso y bloqueo
Las señales de alerta no son todas iguales. Cada una tiene un peso que alimenta el puntaje del caso, y algunas fuerzan el escalamiento sin importar el monto involucrado.
Umbrales que tú defines
A partir de qué monto un regalo tiene que declararse, qué puestos están obligados a declarar conflictos y con qué vigencia: todo se configura, porque cada empresa lo tiene escrito distinto en su código de ética.
Autoservicio real del colaborador
Cada persona declara lo suyo y ve únicamente lo suyo. El área de cumplimiento ve el conjunto. No hace falta un mecanismo aparte ni un formulario en papel que alguien tenga que capturar.
Aprobación y plan de acción
El caso pasa por su flujo de aprobación, empezando por el jefe inmediato, y puede terminar en acciones de mitigación con responsable y fecha compromiso, vigiladas como cualquier otro pendiente.
Datos de familiares, protegidos
Las declaraciones de conflicto de interés capturan datos personales de familiares del colaborador, que no son empleados de la empresa. Por eso viven detrás de un permiso propio, separado del resto del módulo.
Declarar, evaluar, resolver
-
1
Se declara
El colaborador abre su declaración del tipo que corresponde, desde su propio acceso.
-
2
Se evalúa
Las red flags suman puntaje. Algunas obligan a escalar aunque el monto sea menor.
-
3
Se aprueba o se rechaza
Por pasos, empezando por el jefe inmediato. Cada paso queda con su comentario.
-
4
Se mitiga y se documenta
Si el caso lo requiere, se abren acciones con responsable y fecha, y se conserva la evidencia posterior.
Qué obligación resuelve
La política de integridad que la ley describe pero no detalla
La Ley General de Responsabilidades Administrativas enumera los elementos de una política de integridad: código de conducta, sistemas de control y auditoría, mecanismos de denuncia, capacitación, y políticas de recursos humanos, entre otros. La existencia de esa política se valora cuando se determina la responsabilidad de una persona moral.
Los conflictos de interés, los regalos y los donativos son donde esa política se pone a prueba en el día a día. Una empresa puede tener un código de ética impecable y no poder demostrar una sola declaración de conflicto de interés de los últimos tres años.
La valoración de cada caso corresponde a tu empresa. Constancia estructura la declaración, calcula las señales de alerta y conserva la resolución.
Lo que queda del otro lado
- Quién declaró y qué. Con folio, fecha y categoría.
- Qué señales encendió. Las red flags detectadas y el puntaje que produjeron.
- Quién lo autorizó. Cada paso del flujo, con su comentario.
- Qué se hizo para mitigarlo. Las acciones, sus responsables y sus fechas.
- Qué pasó después. La evidencia posterior al hecho, cuando el caso la exige.
Constancia es una herramienta tecnológica de apoyo. No constituye ni sustituye asesoría legal, fiscal, laboral o regulatoria, y su uso por sí mismo no garantiza el cumplimiento de obligaciones legales específicas.
Sobre este módulo
¿Qué se declara en este módulo?
Cuatro cosas, cada una con su propio expediente y su folio: conflictos de interés, regalos y atenciones, donativos y patrocinios. Comparten la mayor parte de su estructura y su flujo de aprobación, y cada tipo conserva los campos que le son propios.
¿Quién puede ver mi declaración de conflicto de interés?
El colaborador que declara ve únicamente sus propias declaraciones, y el área de cumplimiento ve el conjunto. Además, los expedientes de conflicto de interés están detrás de un permiso separado del resto del módulo, porque capturan datos personales de familiares del declarante que no son empleados de la empresa y la legislación de protección de datos obliga a acotar quién accede a ellos.
¿Qué es una red flag con bloqueo?
Las señales de alerta tienen un peso que suma al puntaje del caso, de modo que varias señales menores puedan encender una revisión. Algunas, además, están marcadas como bloqueantes: fuerzan el escalamiento a un nivel superior de aprobación sin importar el monto involucrado. Cuáles son unas y otras lo define cada empresa en la configuración.
Te mostramos los cuatro formatos y su escalamiento
Con una red flag encendiéndose y forzando la aprobación a subir de nivel, que es donde se ve para qué sirve el módulo.
Otros módulos
PLD / LFPIORPIAvisos, umbrales y listas
Seguridad y salud (SST)NOM-035, 036, 037 y Ley Silla
REPSEValidación automática de documentos
Gestión de contratosCiclo de vida y e.firma
Debida diligenciaKYC de clientes, proveedores y empleados
Gestión de riesgos (EBR)Enfoque basado en riesgos
Beneficiarios controladoresExpediente para el SAT
AutodiagnósticosVeinte categorías evaluadas
Matriz de cumplimientoObligaciones con evidencia
Control documentalPolíticas y versiones
CapacitaciónCursos, exámenes y certificados
Canal de denunciasPortal público y anonimato