Expediente con folio propio
Cada tipo de contrato tiene su serie y su consecutivo por año, así que el folio dice de qué se trata antes de abrirlo. El expediente reúne el documento, sus versiones, sus contrapartes, sus obligaciones y su historial.
Contratos que se firman, se cumplen y no se vencen solos
Un contrato no termina cuando se firma: ahí empieza. Las obligaciones que generó hay que cumplirlas, las fechas hay que vigilarlas y la renovación hay que decidirla antes, no después. Este módulo administra las tres cosas.
Folio por serie
e.firma del SAT
Sello SHA-256
Aprobación por monto
Obligaciones con evidencia
Confidencialidad por contrato
El ciclo completo, no solo el archivo firmado
Del borrador a la renovación, con cada paso trazado y cada fecha vigilada.
Firma con la e.firma del SAT
Se firma una versión específica del documento con firma electrónica avanzada, y se conservan el certificado público, la firma y la cadena firmada para poder verificarla en cualquier momento posterior. Para lo que no requiere firma avanzada, existe la aceptación en línea.
Sello de integridad verificable
Cada versión se sella con una huella SHA-256 al cargarse. La plataforma recalcula ese sello sobre el archivo almacenado y lo compara contra el original: dice si coincide o si el archivo fue alterado, con la fecha y el usuario que hizo la verificación.
Aprobación por monto y riesgo
El flujo de autorización se configura según el monto del contrato y su nivel de riesgo, calculado con probabilidad e impacto igual que en la matriz de riesgos. Quien aprueba, cuándo y con qué comentario queda registrado.
Obligaciones que se persiguen solas
Cada obligación del contrato tiene responsable, fecha y evidencia. Al cumplirse una obligación recurrente, se genera automáticamente la del periodo siguiente con su nueva fecha: la cadena no se rompe porque alguien se distrajo.
Confidencialidad por contrato
Un contrato puede ser general, confidencial o restringido. El restringido solo lo ven las personas expresamente autorizadas, y cada consulta queda en bitácora. Los contratos laborales llegan restringidos por definición.
Del borrador a la renovación
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1
Se abre el expediente
Tipo de contrato, contraparte, montos, fechas y nivel de riesgo. El folio se genera solo, con la serie que le toca.
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2
Se aprueba y se firma
El flujo de autorización corre según el monto y el riesgo. Al final se firma con e.firma o se acepta en línea, y la versión firmada queda sellada.
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3
Se cumplen las obligaciones
Cada obligación tiene su responsable y su fecha. Se marca cumplida con su evidencia, y si es recurrente se genera la siguiente.
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4
Se decide antes de que venza
Las alertas de vencimiento y de aviso de no renovación salen con la anticipación configurada, en varios avisos escalonados y no en uno solo el día anterior.
Qué obligación resuelve
No hay una ley de contratos, y por eso es peor
A diferencia del PLD o del REPSE, aquí no hay una autoridad con un formato y una fecha. Hay algo más difuso y más caro: obligaciones que tu empresa se comprometió a cumplir, plazos de aviso de no renovación que se vencen en silencio y contratos que siguen surtiendo efectos años después de que quien los negoció dejó la empresa.
El costo del descontrol contractual casi nunca aparece como una multa. Aparece como una renovación automática que nadie quería, como una penalización por no haber entregado un reporte pactado, o como un contrato que no se encuentra el día que hay que discutirlo.
Este módulo no da asesoría legal ni redacta cláusulas: administra el ciclo de vida y conserva la evidencia de lo que ocurrió con cada contrato.
Lo que deja de depender de la memoria
- Cuál es la versión vigente. Y si el archivo almacenado sigue siendo el que se firmó.
- Quién autorizó. El paso, el aprobador, la fecha y el comentario.
- Qué obligaciones generó. Con su responsable, su fecha y su evidencia de cumplimiento.
- Cuándo hay que avisar. El plazo de no renovación, vigilado con anticipación escalonada.
- Quién lo ha consultado. En los contratos restringidos, cada acceso queda en bitácora.
Constancia es una herramienta tecnológica de apoyo. No constituye ni sustituye asesoría legal, fiscal, laboral o regulatoria, y su uso por sí mismo no garantiza el cumplimiento de obligaciones legales específicas.
Sobre este módulo
¿Se pueden firmar los contratos con la e.firma del SAT?
Sí. Se firma una versión específica del documento con la e.firma y se conservan el certificado público, la firma y la cadena firmada, de manera que esa firma pueda verificarse en cualquier momento posterior. Para los casos que no requieren firma avanzada existe además la aceptación en línea de la contraparte, que queda registrada con su fecha.
¿Cómo sé si un documento fue alterado después de cargarse?
Cada versión se sella con una huella SHA-256 en el momento de la carga. La plataforma puede recalcular ese sello sobre el archivo almacenado y compararlo contra el original, e indica si coincide o si el archivo fue alterado, junto con la fecha y el usuario que ejecutó la verificación.
¿Puedo esconder ciertos contratos del resto de la empresa?
Sí. Cada contrato tiene un nivel de confidencialidad: general, confidencial o restringido. Un contrato restringido solo es visible para las personas expresamente autorizadas en él, y cada consulta queda registrada en bitácora. Los tipos de contrato pueden traer un nivel mínimo por definición, como ocurre con los laborales, que nacen restringidos.
¿Qué pasa con las obligaciones que se repiten cada mes?
Al marcarse como cumplida una obligación recurrente, la plataforma genera automáticamente la del periodo siguiente con su nueva fecha. Así la cadena no se interrumpe porque nadie se acordó de crear la del mes que entra, que es la forma más común en que un contrato bien administrado deja de estarlo.
Te mostramos un contrato firmándose con e.firma
Y lo que pasa después: la obligación que genera, la alerta que dispara y el sello que permite verificarlo un año más tarde.
Otros módulos
PLD / LFPIORPIAvisos, umbrales y listas
Seguridad y salud (SST)NOM-035, 036, 037 y Ley Silla
REPSEValidación automática de documentos
Debida diligenciaKYC de clientes, proveedores y empleados
Gestión de riesgos (EBR)Enfoque basado en riesgos
Beneficiarios controladoresExpediente para el SAT
AutodiagnósticosVeinte categorías evaluadas
Matriz de cumplimientoObligaciones con evidencia
Control documentalPolíticas y versiones
CapacitaciónCursos, exámenes y certificados
Canal de denunciasPortal público y anonimato
Integridad y éticaConflictos, regalos y donativos