Sistemas y carpetas por área
La estructura la define cada empresa: un sistema de gestión por norma o por área, con sus carpetas jerárquicas. No hay un árbol impuesto al que haya que adaptar la realidad.
Que no haya duda de cuál es la versión buena
El código de ética que circula por correo tiene tres versiones distintas conviviendo en la empresa, y la que aplica es la que tenga abierta quien la esté consultando. Un documento controlado se distingue en que esa duda no existe.
Sistemas y carpetas
Versión vigente
Sello SHA-256
Bitácora de descargas
Control de cambios
Documentos controlados de verdad
No una carpeta compartida con permisos, sino un repositorio que sabe qué versión rige y quién la ha consultado.
Versión vigente inequívoca
Cada documento tiene sus versiones con su comentario de cambio, y una sola vigente. Quien lo consulta obtiene esa, sin tener que preguntar si es la última.
Sello de integridad por versión
Cada versión se sella con una huella SHA-256 al cargarse, y ese sello puede recalcularse después para confirmar que el archivo almacenado sigue siendo el que se aprobó.
Bitácora completa
Cargas, cambios y descargas quedan registrados con su autor y su fecha. Saber quién descargó un procedimiento y cuándo es, en más de una auditoría, el dato que se pide.
Descarga controlada
Los archivos no se sirven por una liga directa que se pueda reenviar: pasan por la plataforma, que verifica el permiso y registra el acceso.
Cargar, versionar, vigilar
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1
Se arma la estructura
Sistemas y carpetas conforme a como está organizada tu empresa, no al revés.
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2
Se carga el documento
Con su versión inicial, su comentario y su sello de integridad.
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3
Se versiona al cambiar
La versión anterior no se pierde: deja de ser la vigente y queda consultable con su historia.
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4
Se consulta y queda registro
Cada descarga se registra. La bitácora responde quién tuvo acceso a qué y cuándo.
Qué obligación resuelve
El requisito que aparece en todas las normas y en ninguna por su nombre
La NOM-035 pide que la política esté por escrito, implantada, mantenida y difundida. Los sistemas de integridad piden un código de ética conocido por todos. El REPSE pide conservar documentación por periodos determinados. La LFPIORPI pide conservar los expedientes.
Todas esas exigencias comparten un supuesto que casi nunca se cumple: que existe un lugar donde el documento vigente es identificable y su historia es reconstruible. Sin eso, «difundida» significa que se mandó un correo una vez, y «vigente» significa la que cada quien guardó.
Lo que resuelve el control de versiones
- Cuál rige hoy. Una sola versión vigente por documento, sin ambigüedad.
- Qué cambió y por qué. El comentario de cambio de cada versión.
- Que no fue alterado. El sello SHA-256 recalculable sobre el archivo guardado.
- Quién lo consultó. Bitácora de descargas con autor y fecha.
- Qué decía antes. Las versiones anteriores siguen consultables.
Constancia es una herramienta tecnológica de apoyo. No constituye ni sustituye asesoría legal, fiscal, laboral o regulatoria, y su uso por sí mismo no garantiza el cumplimiento de obligaciones legales específicas.
Sobre este módulo
¿En qué se diferencia de una carpeta compartida en la nube?
En que una carpeta compartida no sabe cuál es la versión vigente, no registra quién descargó qué, y no puede demostrar que el archivo no fue reemplazado. El control documental mantiene una sola versión vigente por documento, conserva las anteriores con su comentario de cambio, sella cada versión con una huella SHA-256 recalculable y lleva bitácora de cargas, cambios y descargas.
¿Puedo saber quién descargó un documento?
Sí. Cada descarga queda registrada con el usuario y la fecha, porque los archivos no se sirven mediante una liga directa reenviable: pasan por la plataforma, que verifica el permiso antes de entregarlos y deja el registro del acceso.
¿Cómo organizo los documentos?
Con sistemas y carpetas jerárquicas que cada empresa define según su propia organización, por área o por sistema de gestión. El módulo no impone un árbol de carpetas al que haya que adaptar la realidad de la empresa.
Te mostramos el control de versiones y su bitácora
Incluida la verificación del sello, que es la parte que casi ningún repositorio documental hace.
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